Herramientas útiles para organizar tu trabajo

Ah… El trabajo. Los frutos de nuestra labor, las flores de nuestro jardín. Genial cuando nos sale bien, difícil de ignorar cuando no. Todos somos conscientes de que las distintas áreas de todas las industrias están cambiando vertiginosamente para ir a la par de un mundo digital en continua evolución. La revolución digital y las conexiones de internet cada vez mejores aumentaron de manera significativa el trabajo “desde casa” (en el Starbucks más cercano, robando su wifi mientras tomás un latte). Como mínimo le da una paliza a los traslados diarios ida y vuelta a la oficina, ¿no? Con esta tendencia creciente de trabajar de manera remota, surgieron una variedad de herramientas y programas para ayudarnos a organizar nuestro home office. Acá van algunos:

 

Digital tools to organise your work

Uno que conocemos todos, ¿cierto? Dicho de manera simple: es el núcleo de todo lo que necesitás hacer. Documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios de Google y Google Sites…son los equivalentes de los tan utilizados paquetes de Microsoft Office y  son igualmente efectivos. La gran ventaja de Google Drive son los elementos vivos e interactivos integrados, que te permiten compartir documentos con tus colegas de inmediato y editarlos en paralelo. Resulta de gran utilidad para proyectos que requieran atención urgente o no tanto. Esta herramienta además te permite subir archivos pesados y compartirlos rápidamente con gente remota. Sólo se necesita una buena conexión de banda ancha…aunque personalmente añoro los tonos del dial up.

 

 

Esta herramienta cuenta con prácticamente las mismas funciones que Google Drive, sólo que por un pequeño costo podés acceder a espacio ilimitado en la nube o Google Vault. Además, si estás buscando exhudar profesionalismo, podés programar e-mails laborales.

 

 

Digital tools to organise your team

Este es un medio genial para enviar y recibir archivos de manera remota. Sí, podés mandar los archivos adjuntos a un mail, pero usualmente hay un límite de tamaño. Por lo tanto, si tenés archivos de video, audio o proyectos generales que sean pesados, este es un buen punto de partida. También podés elevar la categoría en cualquier momento y obtener más espacio dependiendo de a cuántas personas se lo recomiendes. Sería un increíble vendedor de Dropbox, ¿no te parece?

 

Digital tools to organise your team

Al realizar una lista sobre herramientas de trabajo útiles, no podemos dejar de lado los paquetes de Microsoft Office que en su momento fueron tan revolucionarios. Desde Word hasta Powerpoint, esa tienda tiene todo lo necesario para cada proyecto importante que realizamos en el trabajo a diario. Es una herramienta muy poderosa y sigue vigente con el paso del tiempo gracias a sus actualizaciones constantes.

 

 

A pesar de lo que se cree popularmente, su propósito no es sólo que los adolescentes en año sabático se comuniquen con sus padres desde el otro lado del mundo para pedirles dinero. El beneficio más notorio de Skype for business es que por un monto mínimo disminuye los costos considerablemente. Las llamadas por Skype son gratuitas y podés organizar una comunicación telefónica o una videoconferencia con varias personas de manera simultánea. Muy bueno.

 

 

Digital tools to organise your team

Es una de las aplicaciones organizativas más nuevas del mercado que tiene en cuenta el preciado tiempo de los trabajadores. Esta herramienta te permite guardar y realizar un seguimiento de las cargas de horas de tu equipo y puede recopilar información sobre la manera en que tu equipo invierte su tiempo en un proyecto sin tener que estarles encima. Puede tomar tus horas a facturar y tus planillas de gastos y convertirlas en facturas profesionales fácilmente, una tarea que puede llevarte mucho tiempo si la hacés desde cero. Podés optar por una cuenta paga por un costo mínimo para tener espacio de almacenamiento ilimitado que se pueda utilizar en simultáneo.

 

 

Esta es una herramienta muy accesible. Te permite juntar las tareas de los equipos en una ubicación y asignarlas en un tablero. Este tablero muestra cada tarea en orden de importancia/urgencia y el estado del proyecto desde “working on it” (en curso) a “waiting for review” (listo para revisión). Es una buena manera de tener un panorama general de todo y saber dónde están parados tanto vos como tu equipo con respecto a cada tarea que llega. ¿Para qué perseguir a las personas mandándoles e-mails si podés abrir sesión en Monday.com y ver exactamente por dónde van todos de una sola vez, en un solo lugar? En términos de costo, tiene una versión gratuita de prueba. Luego tenés la opción de seguir usándola pagando el costo correspondiente.

 

 

 

En esencia, es un grupo de whatsapp gigante pero para profesionales. Lo genial de esto es que te permite abrir salas chats simultáneas con distintos grupos de gente vinculada a determinados proyectos. A diferencia de las cadenas de e-mails, es instantáneo: podés compartir información y archivos fácilmente y obtener devoluciones al instante. Es otra herramienta efectiva para controlar el progreso de todos. Además, cuando estás en Amazon comprando un juego de ps4, perdón, buscando trabajo…ehh…cosas en internet, podés programar notificaciones en el buscador para no perderte los mensajes de tu jefe por accidente.

 

 

 

Es otra gran herramienta de gestión de proyecto. Recolecta información y la vuelca en una ubicación compartida – el tablero. El tablero está hecho de listas, que pueden ordenarse fácilmente según los distintos niveles de urgencia y calcula la tasa de ejecución de cada proyecto. Podés agregar comentarios a estas listas para recordar información necesaria sobre un proyecto. Es bastante similar a Monday.com y la podés usar en colaboración con Slack.

 

 

Probablemente esto debería ser lo primero en la lista. Puede sonar ridículo para algunas personas agregarlo acá pero son las herramientas más esenciales que tenés a tu alcance a cualquier hora del día, en cualquier parte del mundo. Básicamente, siempre deberías llevar estos dos elementos a menos que los estés escondiendo debajo de tu camisa en un examen con las respuestas escritas…y eso señores, se llama copiarse.